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中国一汽档案信息化案例
时间:2016-08-12
中国一汽档案信息化项目的背景
  中国第一汽车集团公司(以下简称"中国一汽")档案信息化工作始于2003年。集团档案馆于2003年7月启用电子档案管理系统软件V4.5网络版,实现了集团公司档案馆和本部各职能处室电子档案收集、管理和利用的信息化管理。在随后的几年中,包括一汽轿车、一汽解放、一汽专用车、一汽财务公司、天津一汽夏利、云南红塔和一汽大柴等单位陆续引进应用了档案管理软件。2006年8月,集团档案馆档案系统升级为电子档案管理系统软件TH-AMS V7.0网络版。
  通过档案系统的应用,有效的推动了集团档案馆和上述二、三级公司档案工作从手工管理向信息化管理迈进,提高了档案工作效率,提升了企业核心竞争能力。然而,随着系统应用的不断深入,从集团档案馆到各单位都逐渐暴露出了一些问题。首先是档案系统数据呈"孤岛"式分布,各单位数据都是属地管理,集团档案馆基本成为集团本部的档案室,无法通过技术手段实现对下级单位电子档案的监督和管理;其次是大部分单位通过系统管理的内容只有文书、财务、声像等档案类型,与生产密切相关的科技档案没有纳入系统管理;再次是应用档案系统软件的单位数量太少,大部分配套厂和全资子公司都没有配置档案系统软件,这些单位的归档电子数据正面临流失的危险。
  由于各单位档案信息化建设水平参差不齐,同时由于经费的限制,单纯依靠各单位自行开展档案信息化建设工作,短期内很难达到一个较高的水平。因此,有必要由集团进行顶层设计,在统一规划和指导下,建立一个覆盖集团及下属各级单位、实现各级单位间互联互通、满足各级单位档案现代化管理、开放的、易于扩展的档案管理平台,实现各单位档案业务规范统一、数据格式统一、信息展示方式统一;通过大集中模式的存储和应用,实现档案资源的集约化管理,使得档案信息资源得到充分整合和集中,在保障档案信息安全可靠存储的前提下,面向整个集团提供档案信息的充分共享和高效服务,从而有效降低集团及各下属单位的档案管理成本,极大地提高档案利用效率,最终使集团各单位档案信息化管理工作统一提升到国内领先水平。
  2014年1月7日,国资委办公厅印发了《中央企业档案信息化建设工作指引》,国资厅发〔2014〕2 号文件。文件指出,"中央企业必须充分认识档案信息化建设的重要性,把这项工作作为一项重要和长期的任务来抓,采取有效措施,切实做好档案信息化建设工作。"2014年2月27日,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作意见的通知》,中办发〔2014〕15号文件。文件要求,"......各企事业单位要根据工作实际需要,......开展档案数字化、......把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划,统一部署、同步实施,确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。"
  为此,中国一汽拟建设先进的档案管理系统平台,推动中国一汽各单位档案信息化建设。
中国一汽档案管理信息平台的建设目标
1、总体目标
  通过顶层设计,在统一规划和指导下,建立一个覆盖总部及下属各级单位、各级单位间互联互通、满足各级单位档案现代化管理需要、开放且易于扩展的档案管理信息平台,实现各单位档案业务规范统一、数据格式统一、信息展示方式统一;通过集中模式的存储和应用,实现档案资源的集约化管理,使得一汽各单位档案信息资源得到充分整合,在保障档案信息安全可靠存储的前提下,面向整个公司提供档案信息的充分共享和高效服务,从而有效降低一汽各单位的档案管理成本,极大地提高档案利用效率,最终使一汽各单位档案信息化管理工作统一提升到国内领先水平。
2、具体目标
  1) 依据国际标准、国家标准、行业标准和企业标准,利用国际、国内成熟研究成果,采用合理的技术架构和技术手段,建设先进的档案信息管理系统平台,满足各单位档案信息的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、统计、编研八大业务的全程信息化管理需要。
  2)实现多全宗、多层次的档案信息集约化管理,实现各级单位间系统的互联互通和档案信息资源共享,在档案标准规范统一的同时,兼顾各级单位档案个性化管理的需求。
  3)以档案系统应用规范档案资料的收集,保证档案资料归档的及时性;通过档案信息资源集中有序存储,保证集团档案信息安全。
  4) 以管理要求和实际督促为手段,切实保证历史档案目录数据的迁移、现行重要档案的目录补录、纸质文档的数字化处理,逐步完成一汽档案信息资源建设,提高档案信息的管理和利用效率。
  5) 建立档案系统与OA等系统的数据接口,实现电子文件的在线自动归档;实现档案系统与OA系统(或企业门户)的用户同步和单点登录。
  6) 通过档案系统平台,以技术手段实现自上而下的管理,实现集团对下级单位的档案业务远程指导和在线检查。
  7)立足稳定,放眼长远,确保系统能够在较长一段时间内适应技术更新和档案业务管理变革的需要,为一汽各单位多样化的档案管理预留足够扩展空间。
中国一汽档案管理系统平台建设的成效
  中国一汽档案管理系统平台目前已覆盖集团档案馆、各职部门及下属二三级单位共44个全宗单位,定制各类档案门类25个,目前系统内已实现10万余案卷、16万多件各类档案目录的电子化管理,其中已实现数字化的文件5万多件。
  档案信息平台建设,是中国一汽档案信息化建设的重要内容和基础,也是对集团管理信息化的重要补充。是在大数据时代背景下,以"大档案"的理念,进一步推动档案业务管理变革,实现传统档案向数字化形态过渡,实现文档一体化、馆室一体化、电子文件管理前端控制,实现集团档案信息化集约管理的重要手段和管理创新,具有重大意义。
1、 减少低水平的重复性系统建设投入
  以"顶层设计"的战略思想,一次性投入建设统一的档案管理系统软件平台、数据库服务器、电子文件存储和备份设备,使得一汽各单位无需单独购买档案管理软件和硬件设备,将大幅度节省各单位档案管理系统的建设成本。同时,将使得一汽各单位的档案信息化水平得到统一的提升,减少各单位单独的低水平重复性建设投入,通过集团集中部署B/S架构的档案系统,更可以使得档案系统的维护工作量降到最低。
2、 规范化统一管理
  建设集约化的档案管理系统平台,实现一汽各单位档案信息资源集中管理利用,实现各单位档案业务按照统一标准管理,包括档案业务管理规范的统一、档案系统应用系统软件的统一、档案数据格式统一、档案信息展示界面的统一等。
3、 档案管理网络化
  通过集约化档案管理系统平台建设,实现一汽各单位档案业务管理网络化。以档案系统的统一应用,改变归档立卷、整理编目、统计检索等传统档案管理模式,解决档案整理耗时费力、利用检索效率低下等问题,形成档案网上接收、适时监控、远程共享的工作体系。
4、 档案信息资源共享
  建设集约化的档案管理系统平台,通过一汽内部网络统一发布档案信息,为档案的开发利用创造更加优越的条件,让利用者方便快捷的得各类档案信息资源,使档案信息利用时效加快,档案查、借阅办理时间缩短,车辆使用费和档案材料复印费减少。
5、 文档管理一体化
  一汽各单位目前已实现了统一OA综合办公系统的部署应用,为档案管理系统平台的统一部署应用提供了成功范例。通过集约化的档案管理系统平台,建立档案管理系统与OA办公系统的标准接口,实现各单位、各部门形成的电子文件实时接收、及时管理,从而减少档案管理过程中的重复录入和原件扫描过程,实现文件、档案管理一体化,创建起一个高效、全面协同的工作环境。
6、 提升档案管理意识
  档案管理是一项全员参与的工作,而不只是档案员的任务。通过建设和推广应用统一的档案管理系统平台,在整个一汽范围提高档案信息的利用率,在让每位领导和员工方便快捷地在自己的计算机上查找到所需的档案资料并得以安全利用的同时,培养和提升员工的档案管理意识,促进一汽档案信息资源的开发利用。
7、 档案业务在线指导
  通过建设应用统一的档案管理系统平台,实现档案业务在线指导、档案信息在线查阅、档案知识在线学习和档案活动在线组织等功能,将传统的上级档案员通过交通工具来往各级单位进行业务指导和监督转变成网上实时指导和监管,为一汽档案管理开创新的模式。

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