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中国一重档案信息化案例
时间:2016-08-12
  中国一重主要为钢铁、电力、汽车、矿山、石化、交通运输等行业及国防军工提供重大成套技术装备、高新产品和技术服务,拥有五家控股子公司和一家全资子企业以及两家三级控股子公司,分布于齐齐哈尔、大连、上海、天津、鞍山等地,现有职工1万余人。档案部现有档案专职员工60余人,分为综合组、电子组、底图组、蓝图组、发图组等几个部门。
  中国一重档案管理系统作为中国一重2008年十大信息化项目之一,是中国一重信息化管理系统的一个重要组成部分。该系统由我司根据中国一重集团公司档案馆藏结构、分类编码规则、档案文件形成特点、文件运行状态和业务需求等具体特点,在紫光启明档案系统标准版(C/S和B/S混合模式)基础上,定向二次开发而成。因此,整个系统完全保留了标准档案系统的全部功能,在实现了对日常标准档案,如文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等的管理上,又实现了与PDM系统、CAPP系统、明细表管理系统、合同管理系统和调产管理系统的集成,从而实现了中国一重设计图纸、工艺文件的自动归档和一次、二次分流与发放管理。同时,系统通过电子文件防扩散技术,实现对各分子公司、生产分厂、售后服务等图纸利用单位在合法授权内使用电子文件的严格控制,有效防止电子文件扩散和外流。
中国一重档案管理系统主要业务功能如下:
  1、设计院PDM系统归档:
  设计院通过在档案部建立的ftp服务器将图纸按照整令号的形式(其中新增、换旧和重传也是如此)压缩成ZIP文件包传到档案部,并将传输过程中的相关信息,如文件夹名称、文件夹中文件的个数名称等,写入档案系统数据库中用以文件正确性校验使用。
  2、档案部入库比对归档:
  档案管理系统根据相关文件传输信息进行判断,当监测到产品文件夹传输到本地时,便启用相关的服务对其进行检查并解压到本系统设置好的监控文件夹中。当整令产品进入监控文件夹时,系统自动提取相关信息并与明细表进行比对,比对合格后进行归档,将电子文件传到ftp服务器上,并将相关信息记录到产品树上;如果不合格,如与明细表比对发现没有相关图号的图纸或图纸张数不对,此产品号图纸将暂停流程并等待工作人员修正问题后继续流程的运转。
  3、档案部电子图纸分流:
  1)一次分流:归档后根据调产通知录入信息对已经归档的图纸进行分流,将产品图纸在档案系统内以授权的形式逻辑分发给到各个单位或部门,同时自动形成分流记录和传图台帐(一次外单位),最后对该产品进行备份操作。
  2)二次分流:工艺部门根据一次分流的图纸制定相应的路线信息并将路线信息反馈到明细表系统当中。档案管理系统定期在明细表当中采集具有路线信息的图纸记录,然后根据路线信息将图纸以授权的形式逻辑分发给到厂内各生产部门,同时自动形成分流记录和图纸发放(二次单位)。
  4、档案部蓝图发放:
  根据一、二次分流中生成的图纸信息,并由底图、晒图等工作组的协作生产出纸质图纸,然后将图纸交到发图组,发图组成员根据系统中的图纸发放模块提供的分发信息将纸质图纸人工的发给二次单位,并由二次单位的图纸接收人员登录到档案管理系统中,在图纸发放的相应记录上点击签收完成签收操作。
  5、各单位部门图纸查看和签收:
  各单位、部门可以登录到档案系统对图纸进行查看和下载,下载完成后系统自动进行签收。
  如果各单位或部门临时对图纸有利用需要,档案部管理员可以通过本系统的临时授权的功能将图纸发给各单位或部门。
  项目成果:
  1、系统应用涵盖了中国一重整个生产流程,包括本部、设计院和下属分子公司,实现了电子档案的全流程管理;
  2、系统实现了与其他业务系统的紧密集成,使档案部门更好的参与生产、服务生产;
  3、系统是信息化改造档案业务流程的典型案例,档案部裁撤了电子组,节省了人力,有效降低了档案人员的手工工作量,彻底杜绝了手工操作误差。

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