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档案数字化外包安全管理有规可依
时间:2015-01-30
  原载于《中国档案报》2015年1月29日 总第2717期 第一版
  2014年12月8日,国家档案局印发了《档案数字化外包安全管理规范》(以下简称《规范》)。这是国家档案局为指导各级档案部门在档案数字化过程中加强对档案信息的安全管理而制发的规范性文件。《规范》对档案数字化外包过程中档案部门和数字化服务机构的安全管理责任作出了明确规定,对数字化加工过程的各个环节提出了明确的安全管理要求。
  当前,档案数字化工作在全国迅速开展,外包服务成为主流。数字化外包服务机构应该具备怎样的资质?数字化加工服务场所应该建立怎样的环境?数据处理应该注意哪些问题?数字化完成后的相关设备应该如何处理?由于没有相关的规定,各地档案部门只能各行其是,做法五花八门,使得档案信息的安全隐患日益凸显。为了解决以上问题,国家档案局及时印发了《规范》。
  《规范》规定,档案数字化外包安全管理要按照"安全第一、预防为主"的原则,采取科学有效的安全管理措施,应用确保档案安全的技术手段,建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制,对档案数字化全过程实行严格监督和管理,确保档案实体与信息安全。
  《规范》规定了档案部门在数字化外包过程中的安全管理责任。在数字化外包过程中,档案部门要成立由主要领导负责的档案数字化管理组织,明确档案数字化管理的部门、人员及其职责;要根据档案数字化总体规划,确定数字化外包档案的范围,制定档案数字化外包安全管理要求和技术指标;对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察;建立健全安全保密、档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范或规章制度,严格监管机制,确保档案实体及信息安全。
  《规范》明确提出了数字化服务机构的资质要求、人员素质要求、安全保密管理要求及在安全管理中应尽的职责和义务。对数字化加工场所管理、加工设备管理、网络环境与数据载体管理、档案实体管理以及数字化成果移交接收与设备处理方面的安全管理,《规范》也提出了明确、具体的要求。
  据悉,国家档案局技术部正在组织人员依据《规范》的规定编制档案数字化外包辅助安全管理软件。
  《档案数字化外包安全管理规范》全文详见以下链接:
  http://www.zgdazxw.com.cn/news/2015-01/29/content_84254.htm

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