随着政府机关、事业单位和大型集团企业等用户档案信息化应用的不断深化，档案资源集中管理、统一配置、降低成本、提高效率成为新时期大型组织机构档案管理工作新目标，档案集约化管理模式应运而生。本着“集中部署、统一管理、分级使用”的原则，建设覆盖总部及各所属单位的档案一体化管理平台，形成多全宗、多层次的档案信息集约化管理模式，加深各级单位间系统的信息共享，统一档案管理标准规范，兼顾各级单位档案个性化管理需求，避免重复建设，从而有效节约管理成本，提高档案资源利用效率。

总部业务定制：建立全宗单位、电子文件存储、档案类型、分类表、代码表、单位类别、档案整理规则、档案排序规则、档案报表等系统基础性设置

全宗业务定制：在已定制好的系统基础应用上进行本全宗单位的档案管理业务个性化定制，包括本全宗单位的机构、用户、档案管理目录树、权限、流程等。

档案管理应用：由档案管理员、兼职档案员和普通用户在本全宗内完成日常档案业务管理，包括档案的收集、整理、编目、移交、归档、保管、检索、鉴定、统计、编研等。

通过对档案信息的准确、快速地统计分析与挖掘，将为组织的经营管理决策提供有效地支持。据统计，档案集约化建设的成功实施，使档案信息利用人员的查档时间可以节省40%，档案利用率将比传统档案管理的利用率提高5-10倍。