数字档案室是信息化条件下档案室的"升级版"，具体是指机关、企事业单位在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。

　　1）档案资源"数字"化。数字档案室以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等，压缩了存储空间，改进了组织形式。信息记录形式的"数字"化，是数字档案室的基本特征。

　　2）档案实体"虚拟化"。通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工，实现档案实体"虚拟化"，使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。

　　3）档案管理系统化。将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中，实现数字档案资源系统、规范管理。

　　4）信息传递网络化。数字档案室依附于网络而存在，通过不同类型的网络实现档案收集、管理和移交，用户不必亲自"登门造访"，就可以利用所需的信息，从而加快信息交流与反馈的速度。

　　5）档案利用知识化。数字档案室将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源在知识单元的基础上有机组织并链接起来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档案的提供向知识的提供转变。

　　数字档案室建设是一项系统工程，包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设。

　　服务器、存储与备份设备等系统硬件设备；数据库管理系统、操作系统、扫描软件、光学字符识别（OCR）等基础软件；计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等终端设备。

　　2）应用系统建设：
　　数字档案室应用系统建设应基于开放档案信息系统参考模型（ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system (OAIS) -Reference model）设计功能架构，应能集成管理各门类数字档案资源，具备收集、元数据捕获、登记、分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、命名、移交、审计、备份、灾难恢复、用户管理、权限管理等基本功能，为电子档案的真实、完整、可用和安全提供首要保障，并达到灵活扩展、简单易用的基本要求。其具体功能需求可参见《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012）。

　　3）数字档案资源建设：
　　数字档案室的数字档案资源应包含文书、声像（照片、录音、录像）、科技、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和数字资料等。我司是具有涉密档案数字化加工的资质单位，可以为用户提供档案数字化加工外包服务。

　　4）保障体系建设：
　　我司可辅助用户制定保障数字档案室正常运行的各项制度，包括：各门类电子文件归档管理制度、人才配备与经费保障制度、数字档案资源备份管理制度、数字档案室应用系统运维和安全管理制度、机关档案管理部门和电子文件形成部门、信息化部门职责分工及奖惩制度等；我司还可以帮助用户培养专职管理人员，使其具备档案相关管理才能和信息技术及计算机应用技能。