《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）将档案的定义表述为：“本法所称的档案，是指过去和如今的国度机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接构成的对国度和社会有保管价值的各种文字、图表、声像等不同方式的历史记载。”

档案系统

　　国度档案局2000年12月发布的行业规范DA/TI一2000《档案工作根本术语》将档案的定义表述为：“国度机关、社会组织或个人在社会活动中直接构成的有价值的各种方式的历史记载。”

　　上述档案定义表述了七个方面的含义：档案构成的时间（历史性）；档案产生的主体（多元性）；档案来源渠道（普遍性）；档案构成的特性（原始性）；档案保管的目的（价值性）；档案表现的方式（多样性）；档案实质属性（记载性）。

　　对档案的定义能够从四个方面加以了解：

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　　1、产生档案的主体和来源。产生档案的主体是各类国度机构、社会组织和个人，表现出多元性的特性。由于主体不同，就产生了档案的不同一切权逐个分别属于国度、集体、私人（个人、家庭、家族）一切。历来源看，档案产生于不同主体所从事的不同的社会活动，反映了档案内容的普遍性。

　　2、档案的根本属性逐个原始记载性。原始性是指档案是当时、当地直接构成于立档单位职能活动（社会理论）过程中的历史产物，而不是事后假造的。记载性是指：从内容上看，档案所记载的是当时、当地、当事人发作、发现的事物和行为的过程、结果；从方式上看，档案原件具有不可替代的办文特征和时期特征。

　　3、档案的价值性。价值性即有用性。档案有两种根本价值；一是历史凭证价值。从档案的根本属性和档案的内容、方式特征看，档案是真实牢靠的，具有法律效能。二是情报信息价值或称参考价值。从档案的信息储藏和所反映的内容看，档案信息可供各项工作自创、参考。

　　表现档案根本价值的主要表现在六个方面，即：机关工作的查考凭据；消费建立的参考根据；政治斗争的必要手腕；科学研讨的牢靠材料；宣传教育、文化建立的生动素材；维护合法权益的法律证据。

　　4、档案方式的多样化。从记载方式来看，有文字书写（刻铸）、图表绘制、声像摄录、电子数码等；从阅读方式来看，有直读的、机读的；从载体方式来看，古今中外方式多样，如：甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金属片等。

　　从档案方式的多样化中能够看到，档案的方式是随着社会消费力和科技程度的进步而演化进步的。由于人类社会开展共同规律的支配，中外档案阅历了大致相同的演化开展过程，即：最初以自然物作为记载资料，后来开展到以纸张为记载资料。进而开展为近现代多种新型记载资料的档案。档案的这一演化开展过程，反映了社会的进步和开展。