发文号又称发文编号，是发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代码。它是由发文机关代字、发文年度、（外加方括号）和发文顺序号构成。数字档案馆发文机关代字是发文机关名称的缩写，一般采用两种编写方法，一种是在发文机关代字中包括文种的代字。另一种是在发文机关中包括承办单位的代字。发文年度应写完整，不宜简写。发文顺序号按年度内发文的先后顺序采用大流水的方法依次顺序编写。数字档案馆一份公文只编一个发文号，联合行文时只标注主办单位的发文号。