1　范围

　　本规范规则了印章档案的整理准绳和办法。档案系统

　　本规范适用于各级国度综合档案馆。机关、企业、事业单位档案室(馆)可参照运用。

　　2　标准性援用文件

　　下列文件中的条款经过本规范的援用而成为本规范的条款。但凡注日期的援用文件，其随后一切的修正单(不包括订正的内容)或修订版均不适用于本规范，但是，鼓舞依据本规范达成协议的各方研讨能否可运用这些文件的******版本。但凡不注日期的援用文件，其******版本适用于本规范。

　　DA/T 13—1994　 档号编制规则

　　DA/T 18—1999　 档案著录规则

　　DA/T 22—2000　 归档文件整理规则

　　3　术语和定义

　　下列术语和定义适用于本规范。

　　3.1

　　印章　seal档案系统

　　将文字、符号和图形等依照一定的标准格式或艺术作风刻制、铸造在物体上，构成的以盖制图形和文字标志为运用方式的标志性信物和艺术品。普通包括印面、印文、边款、印纽(执柄)和印材5个构成要素。作为在社会交往中意味和证明身份、权利与位置，起凭证信物作用的印章又称作适用印章或印信;作为以观赏和表现篆刻艺术为目的的印章又称作艺术印章或文人印章。

　　本规范以下有关印章的表述，未作特殊阐明的，均指适用印章。

　　3.2

　　印章档案 seal archives

　　国度机构、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中构成和运用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研讨、档案考证、文物珍藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。

　　3.3

　　印模　moulage

　　采用反扣法将印章钤盖或压盖(俗称盖章)在纸张或其它物体的空白处，留下的印章印面图样。其中，特地用于鉴别真伪的存底印模又称作印鉴。印模不同于印刷厂运用的印章模具。

　　3.4

　　印纽 seal handle

　　印章顶端用于穿线和执握的部位，通常被雕琢成动物等各种外形。现代机构法人运用的印章已较少制造印纽，其印纽部位已逐步被执柄所取代。

　　4　整理准绳

　　遵照构成规律，集中整理分类，辨别保管价值，便于保管应用。

　　5　质量请求

　　5.1　搜集的印章应确保齐全、完好、真实。

　　5.2　整理的办法应科学、标准。

　　5.3　整理印章档案运用的资料应契合持久保管档案的需求。

　　6　清洗办法

　　6.1　普通清洗办法

　　将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，运用刷子刷洗印章。印面凹陷部位难以刷洗洁净的油垢，可运用竹针挑剔。刷洗洁净的印章放在通风处晾干。

　　6.2　 清洗剂的选择

　　为防止运用清洗资料不当，形成对印章的损坏，不同印材的印章应选用不同性质的清洗剂清洗。竹木类(竹、木、根等)印章宜选用95%医用酒精;金属类(铜、钢、铁、合成金属等)印章宜选用煤油;矿物类(玉、石、玛瑙、翡翠等)、橡胶及塑料制品类(橡胶、橡皮、有机玻璃等)印章宜选用洗洁精;骨质类(骨、角、牙等)印章可选用95%医用酒精或洗洁精。

　　6.3　清洗请求

　　6.3.1　清洗印章应去除印章上的油泥、污物、霉点和锈斑。

　　6.3.2　清洗后的印章应确保完好、清洁、不变形，坚持印面和边款中字迹与图案的完好、明晰。

　　6.3.3　运用酒精、煤油等易燃清洗剂清洗印章时，应留意防火。

　　6.3.4　运用竹针挑剔印面污物时，手法要轻，避免损坏印面。

　　6.3.5　用橡皮制造印面贴附在木质或有机玻璃(塑料)等印柄上的印章，对其清洗时，应防止长时间浸泡和用力过猛，以避免印面老化和零落。

　　7　整理办法

　　7.1　集中印章

　　档案馆保管的印章档案应按馆藏集中，统一整理，不宜按来源准绳划分全宗。

　　档案室保管的本单位内设机构、专业活动中运用的印章档案能够按全宗集中，停止整理。

　　7.2　划分保管期限

　　印章档案的保管期限分为******(代号YJ)和定期(15年，代号DQ)两种。对外行文运用的机构和组织法人及其办事机构(办公室)印章的保管期限为******;其它内设机构和业务工作印章的保管期限为15年。严重破损和普通事务性工作(收发文等)运用的无档案保管价值的印章，不列入归档整理范围，已进馆的，应依照国度有关销毁档案的规则统一组织销毁。

　　反映本地各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章的保管期限为******。

　　7.3　分类

　　印章档案在整理过程中，普通可依据印章档案的历史时期(中华人民共和国建国前、中华人民共和国建国后)、印章属性(机构、个人)、机构类型(党政机关、社会组织、企业、事业单位等)或人物类别等特征组织分类。

　　示例：

　　表1 印章档案整理分类计划

　　一级分类 二级分类 三级分类

　　中华人民共和国建国前(1) 机构(1) ……

　　个人(2) ……

　　中华人民共和国建国后(2) 机构(1) 党政机关印章(1)

　　社会组织印章(2)

　　企业印章(3)

　　事业单位印章(4)

　　个人(2) ……

　　档案馆应依据馆藏印章档案的实践，合理地选择和肯定详细分类的根据、分类层次的几和各级类目的称号。

　　艺术印章可按作者停止分类。

　　7.4　排序

　　印章档案按保管期限—分类号—枚号次第逐盒组织排架。相同保管期限、相同类别的适用印章，可按整理批次—机构(或人名字顺)—构成时间次第组织排序;相同保管期限、相同类别的艺术印章，可按整理批次—作者(人名字顺)—构成时间次第组织排序。

　　7.5　装盒

　　相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列次第装盒。装盒时，可依据印章规格的不同，肯定盒内寄存印章的数量。盒内印章普通按从左至右，从上至下的次第排放。

　　7.6　编制档号

　　7.6.1　请求

　　印章档案整理终了后应编制档号，以固定排序位置。

　　7.6.2 档号构造

　　印章档案的档号由“印章档案代号”、“保管期限代号”、“分类号”和“印章枚号”等组成，用汉语拼音字母、阿拉伯数字及衔接号“─”混合编制。衔接书写时，格式如下：

　　印章档案代号—保管期限代号—分类号—印章枚号

　　7.6.3　编号办法

　　7.6.3.1　印章档案代号：运用汉语拼音字母“YZ”代表“印章档案”。

　　7.6.3.2　保管期限代号：运用汉语拼音字母“YJ”代表“******”;运用汉语拼音字母“DQ”代表“定期”。

　　7.6.3.3　分类号：运用阿拉伯数字加距离符“.”编制分类号。其中距离符“.”用以辨别分类层次。

　　7.6.3.4　印章枚号：依据印章档案在最后一级类目中的排列次第，用阿拉伯数字按流水方式编制枚号。

　　示例：

　　印章档号连续书写式样

　　8　装具

　　8.1　装具的方式

　　印章档案运用内衬活动式隔条的翻盖档案盒装具[见附录C 图C.1(a)]。档案盒平置叠放。盒内从上到下的排列次第为：印模单—备考表—印章。

　　8.2　材质请求

　　印章档案盒采用白板纸为胎，黄裱纸为面，背脊和盒盖折叠处夹芯蓝布制造，盒子及隔条的厚度为3 mm 。

　　8.3　格式尺寸

　　印章档案盒的外形尺寸为310mm×220mm×100 mm (长×宽×高)。内衬隔条数量普通为竖5横3。隔条间互相间隔能够自在调整。

　　8.4　填写项目

　　在印章档案盒盒盖封面、下侧脊和背脊分别设置“保管期限”、“分类号”、“起止枚号”等填写项目[见附录C图C.1(b、c、d)]。

　　“保管期限”和“分类号”的填写办法同本规范7.6.3.2和7.6.3.3，“起止枚号”填写盒内第一枚印章和最后一枚印章的枚号，中间用衔接号“─”衔接。

　　9　目录与备考表

　　9.1　印章档案保管目录

　　9.1.1　目录规格与项目

　　印章档案保管目录运用A4型(297mm×210 mm)纸张，采用表格方式，设置“保管期限”、“分类号”、“枚号”、“印文(边款)”、“运用起止时间”、“印材”、“备注”等项目[见附录C图C.2(a)]。

　　印章档案保管目录封面设置“保管期限”、“分类号”等项目[见附录C图C.2(a)].

　　9.1.2　著录办法

　　9.1.2.1　保管期限：填写印章档案的保管期限。办法同本规范7.6.3.2。

　　9.1.2.2　分类号：填写印章档案的分类编号。办法同本规范7.6.3.3。

　　9.1.2.3　枚号：填写印章档案的枚号。参见本规范7.6.3.4。

　　9.1.2.4　印文(边款)：“印文”填写印章印面上的文字内容。“边款”填写印章边款中的文字内容，填写的边款文字两端应加注圆括号“()”。无边款的印章可不填“边款”。

　　示例：剿匪总兵关防(1651年制)

　　9.1.2.5　运用起止时间：填写印章启用(或制造)和印章失效的时间。用8位阿拉伯数字标注年月日，中间用起止符“—”衔接。时间无法肯定的，用空格“□”表示。

　　示例1：19850212—1999□□□□。

　　艺术印章可只填写制造时间。

　　示例2：19990123

　　9.1.2.6　印材：填写印章的制造资料，如：竹、木、根、铜、钢、铁、合成金属、玉、石、玛瑙、翡翠、橡胶、有机玻璃、骨、角、牙等。当印章的印面与执柄分别采用不同资料制造时，只填写印面的制造资料。

　　9.1.2.7　备注：注释对印章需求阐明的状况。如与文书档案及其它相关档案的参见号等。

　　9.1.3 目录的组织

　　印章档案保管目录按档号次第组织条目，依据保管期限的不同，分别装订成册，编制成印章档案保管和检索用的根本工具。

　　9.2　备考表

　　9.2.1　规格式样

　　印章档案备考表运用A4型纸张，采用表格方式，设置“本盒印章状况阐明”、“整理人”和“整理时间”等项目。(见附录C)

　　9.2.2填写请求

　　9.2.2.1 本盒印章状况阐明：填写盒内印章档案的数量、完好性及其它需求阐明的状况。

　　9.2.2.2　整理人：填写整理本盒印章档案的人员姓名。

　　9.2.3.3　整理时间：填写本盒印章档案整理终了的年月日。

　　9.2.3 存在位置

　　备考表置于印章档案盒内，排在印模单之后，印章之前。

　　10　制造印模

　　10.1　运用资料

　　宣纸、平板纸、印泥台、印泥、毛毡、压条、墨、照相机等。

　　10.2　制造请求

　　10.2.1　盖制印模运用的印章、工具和资料应坚持清洁。

　　10.2.2　印泥台和搅拌印泥的工具应运用非金属资料。

　　10.2.3　盖制印模运用的宣纸应平整地铺放在垫有毛毡的桌面上。盖制印模时，印章要放准位置，平均用力，一次成型。

　　10.2.4　盖出的印模请求印模工整、印文明晰、图形完好、排列美观。

　　10.2.5　对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其停止复制和取样，作为印模的有机组成局部，一同编辑。

　　10.2.6　钢印可直接在80克以上平板纸上压制印模。

　　10.3　编辑印模

　　10.3.1 印章档案印模可采用手工或计算机两种办法停止编辑。手工编辑印模应先筹划后盖制;用计算机编辑印模可先在纸张上盖制印模，经扫描数字化处置后再用计算机编辑。经过扫描构成的数字化印模应妥善保管，避免外泄。

　　10.3.2 放置在印章档案盒内起目录作用的印模单，采用A4型纸张制造，印模在纸张上的排列方式应与该盒内印章档案的排列方式分歧，每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案的档号。

　　10.3.3 用于对印章档案停止检索、研讨，起管理、应用和宣传引见作用的印模，可依据需求编辑制造成各种专题印章档案印模集或印谱。