档案管理适用材料
第一章 总则
第一条 为加公司档案管理工作，有效地维护和应用档案，维护公司合法权益，特制定本规则。
第二条 本规则所称的档案是指过去和如今的公司各级部门及员工从事业务、运营、企业管理、公关宣传等活动中所直接构成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术材料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同方式的历史记载。
档案管理系统第三条 公司及各部门、员工有维护档案的义务。
第四条 档案工作实行统一指导，分级保管、分级查阅的准绳，停止网络化管理。
第二章 档案机构及其职责
第五条 公司各部门指定专人担任档案管理工作（即材料员）。
第六条 档案工作由公司总经理统一指导，办公室担任接纳，搜集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其应用工作，并监视各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资协作公司的档案工作。
第七条 办公室应逐渐完善档案制度，确保档案平安和便当应用，采用科学手腕，逐渐完成档案管理现代化。
第三章 档案的管理
第八条 整理方法：
1. 办法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
A. 搜集
文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。
企业科技档案类：立完工工程卷，未完工工程材料整理成册。
B. 整理 依据分类和成立时间整理。
C. 分类 依据下述分类办法分类
D. 立卷 辨别不同价值肯定保管期限：永世、长期、短期。
第九条 过程管理：
1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的材料员做好平常文件的预立卷工作，并在事情完毕后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。
2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷资料的目录交办公室。
第十条 监视：办公室依据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷资料的目录，停止定期或不定期的检查，来监视各部门及各部门档案的管理工作。
第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上担任监销，并在清单上签字。
第十二条 公司档案的分类及编号：指定材料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号请求操作。
第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规则》处置。
第十四条 借阅：因公司需求借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随不测带有关公司重要的文件资料，确因工作需求外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即出借。阅档人对所借阅档案必需妥善保管，不得私自复制、互换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免丢失。
第十五条 分级查阅：详细的查阅分档，公司具有绝对的制定权。
第四章 档案备份制度
第十六条 公司一切有价值的文件、报表、业务记载等必需备份。
第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务材料的数字化处置和保管。对存入电脑的材料、档案，按《计算机管理方法》管理。
第十八条 备份盘与源盘应分开寄存，公司的备份盘应在公司外保管。
第五章 处置条例
第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处置，若构成立功依法追查刑事义务：
1. 毁损、丧失或擅自销毁企业档案
2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案
3. 涂改、伪造档案
4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）
第六章 义务
第二十条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。
第二十一条 本制度监视义务部门为公司办公室，第一义务人为各部门指定的材料员；第二义务人为材料员所在部门的部门经理。
