1、数据输入和处理准确、实时。

输入数据是否准确是数据处理的前提，输入错误会导致系统输出不正确或无法使用，使系统工作毫无意义。资料来源为手动输入。手动输入应具有容错性，并在系统界面上对操作员进行系统培训。在一个系统中，数据的输入往往很大，因此系统必须具备一定的处理能力才能快速处理数据。

2、数据连贯完整。

在不同的客户机中，由于系统数据是共享数据，其归档文件是共享数据，系统需要解决的问题是如何确保数据的一致性。要解决这个问题，必须有一定的人员保持数据的一致性，控制数据输入处的数据下落，严格限制数据库的数据完整性。对于输入数据，应定义完整性规则。如果不符合完整性约束，系统应拒绝数据。

3、共享和独立数据。

所有数据共享的文件管理系统。然而，从系统开发的角度来看，共享将给设计和调试带来困难。为此，应提供灵活的配置，使各子系统能够独立运行，并通过人工干预交换系统数据。这样，系统强度也可以提供。

介绍档案管理系统的功能。

从另一个意义上说，管理系统可以被视为许多功能的集成。系统中的每个功能都是相互补充的。每个功能都不一样，效率从功能的实用性开始。

1、多种浏览方式。

档案管理系统与传统的手工管理有很大的不同，即它带来的便利。由于档案类型复杂，每个部门都想使用浏览方法尤为重要。

正是这样，系统提供了多种文件浏览方式，使信息以不同的方式呈现给各部门的工作人员。比如档案工作者可以根据需要进行分类，工程部的工作人员可以通过图案来看，大大提高了工作效率。

2、分类检查。

由于系统存档时，会建立统一的数据库，将所有档案信息存储在数据库中，从而实现数一数二。为了达到高效率，系统提供分类阅读功能，可以根据档案分类、存档部门、存储日期、保密等级进行单一分类浏览。您也可以选择浏览方式、图标、缩略图或模拟页面。

3、自定义输入页面。

每个人都有不同的操作习惯，操作流程也不同，所以要做到人人统一是一个不小的工程，那么在不耽误效率的情况下，可以让大家更轻松快捷。

档案管理系统提供网页定制功能，可以根据自己的操作习惯设置界面，让大家使用熟悉的网页，保证工作效率。