1、提高经济效益。

以前，人们采用一种宽泛的模式来解决这一问题，即增加办公室人员和办公室费用，导致管理成本大幅上涨。数字化管理文件将传统的纸质文件信息对象转换为机器读取文件，既节约了存储费用和空间，又十分方便快捷，避免了纸张和人员的浪费。

2、提高办公效率。

数字档案管理软件能够及时存档数据，并尽快提供使用。例如，在组织部中，对干部的任用、升迁，要求有详细准确的档案。而文档档案数字化管理能够提供详细、及时的数据信息，为领导决策提供服务。同时，数字化的文件管理使得查询的数据很简单，真正的办公室人员能够足不出户地了解世界大事。因为信息在时间、空间上的流动，文件基本上由文件实体存储变成了方便的信息控制中心。

3、强化原始档案的保护。

把纸档案转换成数码电子档案，使用起来更加安全。尤其对历史悠久的档案资料来说，数字化处理无疑是较好的保护。另外，文件经数字化处理后，有些文件被篡改。

数字档案管理软件功能：

数字档案管理软件支持跨平台、跨数据库运行，保护用户在原有IT设备上的投资。提供网上借阅申请、网上审批流程、联机查看、双重水印管理。

(1)对本地及OFD格式的文件提供支持。

(2)使用内容管理技术、OCR文本识别和全文检索技术。

(3)功能强大、自定义灵活的各类档案信息管理平台。

数字档案管理软件是对传统文件管理的创新，能实现对档案及资料的采集、识别、整理、存储、统计、存取，并可在系统网络上实现联机存取、存取。按照档案业务的工作流程，单位内部各部门可在各自办公室查阅文件，外部文件检查室还可通过计算机获取电子档案，通过网络实现远程文件检查。该系统完全运行后，可极大地提高工作效率，提高干部工作的服务水平和质量，实现干部档案从管理到研究和利用的质量转变。