1、标准化。

电子档案管理软件应符合相关文件规范，包括记录标准、数据分类、主题词引用、选择标准、数据交换标准、电子文件存储标准等。

2、活络性

活性和标准是辨证的统一。行业、地方标准都有一定的差异。只有具有一定规模的活络性，包括活络实体分类、标准记录和动态记录、活络规划和输出，才能适应各种标准。

为了保证设备的活动性，用户可以选择操作系统、数据库、单网络环境、系统结构等。

3、扩大范围。

伴随着企业的发展，用户将会有新的需求，包括新的文件处理方法先进的计算机系统结构、存储容量要求等。电子档案管理软件还必须能够方便地扩展，以满足新的业务需求。

4、保障性

存储保障:数据需要长期保存，数量庞大，数据采集，输入成本巨大。系统必须提供多种存储备份方法，以确保数据的保全；数据必须有相应等级的安全保障；数据应有相应的安全措施，以确保数据安全；

进入保障:档案数据触及单位的秘密，系统提供访问权的操作。

传输中的保证:传输文件时，应确保文件安全可靠。档案管理软件

5、获取效率。

查询方法:档案应用广泛，查询用户水平良莠不齐，思维习惯各有特点，系统需求提供活跃的检索方法和方法。

查询速度:随着系统使用时间的延长，档案数据量不断增加，系统可以保证数据量的增加不会降低检索速度。

6、开放性

文件产生于各业务部门，计算机文件处理系统与多个系统有着必然的联系。文档归档系统中的数据可以与OA系统、CAD系统等其他系统无缝连接。

7、易用性

各种文件资料应易于掌握和操作。