档案的保管期限固定为长期和定期。普通分为30年和10年。许多定期保管的文件过时了。由于文件的重要性，决策者常常很难下定决计销毁它们。因此，大量本该以碎片和回收纸浆方式存在的文件仍完好无损地躺在档案室里，占领了未过时文件的宝贵空间，让人既纠结又省事。假设这种情况发作在您的档案室，请查看泰伯文件提供的两个提示：档案软件

一种方法是把它们从货架上堆放下来，按类别装在盒子里，并做好明显的标志，防止搜索；

另一种方法是找一个适合的外包效劳商，拜托进来；

由于外包效劳商有集中存储空间，价钱低价，不用自己搬运。一旦查到外包效劳商提供的效劳，也能保证及时送达。而且过时文件的访问率普通都很低，所以托管存储的本钱会比过时前访问率高的文件低很多。所以没必要让销毁期的文件占用宝贵的归档空间，但是你可以花高本钱自己建仓库或者托管未过时的文件，你把鸡肋给别人会容易很多。档案软件

便当社会各界应用档案，满足社会对档案的需求，是档案工作的根本目的。

它是检验档案工作效果的重要标准，是保证档案工作展开的重要条件，是档案工作基本准绳的展开，是我国档案工作革新开放肉体的表现。

中国档案工作基本准绳的三个组成部分是辩证统一的有机整体。

指导统一分级管理是中心。没有它的组织保证，就不可能有档案的完好性和安稳性，也难以抵达便当社会各方面运用的目的。

维护档案的完好和安稳是伎俩，否则，就不可能有档案的便利应用。