1.标准和标准。

文件处理软件应符合文件的相关标准，包括记录标准、信息分类和主题词引用规则、拾取标准、数据交换标准、电子文件存储标准等。档案软件

2.活络性。

活性和标准性，标准性是辩证的一致性。国家、职业和地方标准存在一些差异。系统只有具备一定规模的活性，包括活性的物理分类、标准记录和动态记录、报告活性的规划和输出，才能习惯各种标准。

在设备的活性方面，要答应用户选择操作系统、数据库、单机网络环境、系统结构等。

3.可扩展性。

随着业务的发展，用户将有新的需求，包括新的档案处理方法、更高的计算机系统结构、更大容量的存储要求等。档案处理软件有必要方便扩展，以满足新的业务需求。

4.保证。档案软件

存储保证：数据需要长期保存，数量大，数据收集和输入成本大，系统需要提供各种存储备份方法，确保数据保存；数据应有相应的稳定处理方法，防止非法修改、删除，确保数据的原始性。

访问的保证档案数据涉及单位和国家的秘密要求，系统有权操纵访问。

传输过程中的保证：传输过程中应保证档案数据的稳定性。

5.检索效率。

检索方法:大量用于查询档案，查询用户水平参差不齐，思维习惯各有特点，系统需要提供活跃的检索方法和方法。

检索速度：随着系统使用时间的延长，档案数据量的增加，系统应确保数据量的增加不会降低检索速度。

6.开放性。

各业务部门生成档案，计算机档案处理系统与多个系统有一定的联系。档案系统中的数据应与办公自动化系统、计算机辅助规划系统等其他系统无缝连接。

7.易用性。

各种操作的档案数据应易于掌握和操作。