未正确界定本单位文件的归档范围，出现“该归的不归、不该归的乱归”现象。如单位大事记、会议记录、介绍信等该归档的材料没有归档；有些单位将外单位印发的普发性且无需本单位办理的文件进行大量归档。

建议：注意跳开“重红头”的误区。除了红头文件，特别关注“白头文件、内部文件、证明性文件、契约型 文件、报道性文件、记载性文件”等非常规文件材料的归档。如会议材料、领导讲话、专题报告、 会议记录、工作计划、总结、介绍信、协议书、合同、大事记等。

保管期限划分不准确。如：将下级报送的年度工作总结划分至永久、30年。如：把同类别的文件划分到不同的保管期限。将本机关印发的人事任命类文件有的划为永久、有的划为30年。

 补正建议：归档单位应该认真遵守该单位制定的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，严格对照执行，准确划分文件保管期限。

常见错误：

①应归档的文件处理没有编页，或者编页从“0”开始编页；

②编页时出现漏页，两位数页码补在删掉页面的两边，如“354”；

③编页反复涂改，甚至出现涂改四五次才出现正确编页。

补正建议：应逐页编制，从“1”开始编号，标注在文件页面的右上角或者背面左上角的空白处，不得漏编、重号、跳号。空白页、废草稿纸等与档案内容无关的可以不编页，但是内容属于归档范围的必须编页。 

①填写不完整，部分必填项未填写。应注意，无论是新旧规，归档章中除了左下角“机构或问题”栏根据实际分类法填写外，其余5项必须填写，不得漏项；

②新旧规混编的，误将旧规中的“馆编件号”写成“页数”。应注意，新旧规中归档章最右列的栏目项，其填写内容是不一致的。

③采用“年度－机构（或问题）－保管期限”分类法时，在“机构或问题”发生变动时，未重新编写件号；件号应根据分类方法进行编制；

④全宗号填写不规范，应补齐4位数的未补齐4位数；

⑤以新规方式整理的，填写“保管期限”和“机构或问题”时，汉字与代码混编。应注意，新规的“保管期限”及“机构或问题”可以用汉字或者代码标识。但是，只能选择其中一种格式填写，不得混编；

⑥归档章上的保管期限与盒脊上的填写不一致。如归档章写“30年”，而盒脊上写“长期”。

①卷皮填写不完整，如“归档号”栏未填写。应注意，卷皮含全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件（页）数、归档号、档号等8项，每一项均应填写，不得漏项；其中类目名称填写分类方案的一级类目名称，比如党群类人事类；案卷题名就是对整卷内容的概括，一般格式为：“责任者+问题+文种。”

②卷皮“时间”栏填写错误。应与数字化后卷内文件目录的起止时间一致；

③ 卷皮“件、页数”栏填写错误。应与数字化后卷内文件目录件数、页数一致；

④卷脊填写不完整。卷脊含全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号等5大项。每一项均应填写，不得漏项。

①按旧规编制的，起止件号填写不完整，如只写了室编件号的起止件号；

②新旧规档案盒使用混乱，如旧规整理的档案却是用新规的档案盒。应注意，新旧规档案盒盒脊上的“起止件号”栏是不一致的（如下图）。

①目录格式错误，如件号写成序号。应注意新旧规的归档文件目录样式是不一样的。

②案卷目录、归档文件目录跨年度的未断开。应分保管期限编制，并按年度断开。

③卷内文件目录中最后一份文件的页号，未填写起止页号。