1.正件与附件为一件时，用正文题名作为本件题名。转发文与被转发文为一件时，用转发文题名作为本件题名。

2. 题名中所涉及的数字用阿拉伯数字标识，专用名词照原文著录。

3. 题名中有“本府”“本厅”“你局”“你厅”等不规范简称的,应更改为全称或规范的简称。

4. 上级机关就同一个问题分别给不同机构的文件（即文件题名都一样时），应在其后注明收文单位名称，并加“[ ]”标识，以示不同。如:关于工资改革问题的批复[给***（单位名称）]。

5. 房屋、土地、商场等的租赁及出售合同,应在题名中注明房屋、土地,商场等所在的地点或面积等信息。

6. 会议记录本：有卷内目录的按目录著录，没有卷内目录的可一本著录一条，并注明会议的性质、部门以及记录本上第一次和最后一次会议的时间，如：**会议记录[****年**月**日至****年*月*日]。

7. 各种统计表：可按专题、专项、时间、区域等特征著录。例如党政干部统计表，可按照地区著录，即一个地区统计表录入一条。

8. 审批表：一表录一条，并注明单位名称、姓名或项目名称等有关特征，并加“[ ]”标识。若一个案卷里是同一个单位的个人审批表，则一个人审批表录入一条，如：***审批表「个人姓名」；若一个案卷里是不同单位的审批表，则一个单位审批表录入一条，如：***审批表[单位名称]

9. 人员花名册、干部登记表（册）：一份著录一条，并注明花名册或登记表(册)的内容,人员花名册应注明年度,如。***花名册[****年]。

10. 会议纪要：有题名的，要在题名前加“会议纪要[****]**号：”没有题名的,要自拟标题,格式为:“会议纪要[****]**号: [自拟标题]”。

11. 会议发言、讨论材料：若题名中不能体现出会议的名称或性质的，必要时应在题名前加上“**会议发言（讨论）材料：”。

12. 介绍信存根：一本著录一条，并注明介绍信的内容和年度，如：***介绍信存根[****年**号至**号]。

13. 有领导批示处理意见和办理结果的人民来信或重要人物、知名人士的来信，一件著录一条，并注明来信人员、身份和来信内容及处理结果。

14. 文种为函或者是信时,要注意区分,单位往来的为函,个人则为信。

15. 电报格式：[关于xx的电报]、xxx[电报]。

16. 批示件查办情况：可直接录入《批示件查办情况》加上编号，具体题名可不录入。

17.  XXX 提案: XXX 提案[事由 ]加(编号),如无编号则可不录入编号。

18. 谈话记录：谈话记录 [被谈话人]。

19. 各种简报：按照档案实际情况录入如：《简报名称》(第**期)、《简报名称》（第**期；总第**期） 、《简报名称》（****年第**期；总第*期） 

20. 协议/合同：录入时要加上协议的签署方以及事由，如协议/合同[甲方；乙方；事由]、***协议/合同[甲方；乙方]。

21. 题名中存在文号时,要将文号年份补全。如: 关于转发***闽档[86]第36 号文件的通知改为 : 关于转发***闽档[1986]第 36 号文件的通知。

22. 通话记录：通话记录录入要包括通话时间和通话对象，如与***的通话记录[****年**月**日]。

23. 多张发票：****发票等 [***（发票内容）]。

24. 书刊类：《书名》（****年第**期）、《书名》（****年第**期；总第**期） 。

25. 呈阅件：呈阅件[题名]

26. 工作通报：《工作通报》（**号）。

27. 报表报送单：报表报送单[报表报送内容题名；两个以上单位打两个加等]。

28. ***开幕式/闭幕式：*****主题**开幕式/闭幕式。

29. 题名、责任者、时间、文号都一样时只有发文单位不一样时将把受文者（责任者）录入到题名前面。只有受文者不一样时，录入格式则为：***题名[给***受文者]。