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遵循这3条,做好档案工作管理制度建设
2024/08/23

企业档案工作的基本原则是在逐渐认识和学习企业档案管理相关理论研究成果的基础上,通过在长期的档案工作实践中不断完善确立起来的、各企业在档案管理中共同遵守的管理原则。


《中华人民共和国档案法》第五条规定:“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面利用。”《企业档案工作规范》中规定,“企业档案工作应以企业资产关系为纽带,实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准”。


我国企业的档案工作必须依据这一基本原则,建立与企业发展相适应的企业档案工作管理制,管好用好企业档案,为企业各项活动服务。企业档案工作基本原则的内容包括以下几方面:


1 集中统一管理、分级负责


集中统一管理是企业档案工作基本原则的核心,它规定了企业档案工作的组织原则与基本管理方式。主要包括三个方面的内容:

1.各级档案行政管理部门根据有关法律法规,按照各自管辖范围的不同有针对性地制定有关企业档案工作的方针政策和发展规划,以及规范企业档案工作的标准和业务规范,对企业档案工作实行全面规划和统筹管理。

2.各级专业主管部门针对本系统的特点,通过对企业档案工作规章制度的制定和贯彻落实,加强对所属企业和本系统企业档案工作的监督和指导。

3.在企业内部,由企业档案部门对本企业的档案工作实行归口管理和集中统一领导,企业集团负责建立统一的企业档案管理制度、业务标准,除管理集团内部各部门档案外,还要对所属各单位,包括子公司、分公司的档案工作进行监督和指导,实现全集团档案工作的标准化、规范化管理。


2 维护企业档案的完整与安全


维护企业档案的完整与安全,是档案工作的基本要求。

维护企业档案的完整是指企业档案要收集齐全和整理系统两个方面。收集齐全是指凡是具有保持和利用价值的企业档案,要尽可能地收集齐全,才能完整反映出企业活动的原始面貌;整理系统是指将企业档案按照其形成规律,保持档案之间的有机联系,组成一个系统化的有机整体。

维护企业档案的安全主要包含两个方面:一方面要保证企业档案实体的安全,在管理和技术上采取相关措施,尽可能地延长企业档案的寿命;另一方面要保证企业档案信息的安全,严守企业档案中所含的涉密内容,维护企业的合法权益,确保企业档案不丢失、不失密、不泄密。


3 实现企业档案的有效利用


企业档案的利用,既是企业档案工作的基本出发点,也是企业档案工作的最终目的。因此,企业档案是否实现有效利用,是检验和衡量档案工作成效的重要标准。同时,实现企业档案的有效利用,也是实现企业档案价值和保证企业档案工作得以持续发展的重要条件。

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