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档案数字化著录时文件题名填写
2024/09/20

在实际的档案数字化操作过程中,著录是很重要的环节,是把档案的关键信息录入到档案管理系统内,方便检索、利用,即为检索和管理档案资源,对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录的过程。

著录包含责任者、文件编号、题名、时间、案卷号、密级还有其他一些项目。在档案著录实践中,很多档案人对如何录题名有不少疑问,本文将介绍在最新文件——《档案著录规则》(DA/T18—2022)基础上,结合实际操作中说说如何填写“文件题名”。


一、文件题名规则


文件题名又称标题、题目,是表达档案中心内容、形式特征的名称,可以是文件题名、案卷题名、类别题名、全宗题名。文件题名一般指正题名,也可能同时存在并列题名、副题名和说明题名文字。


正题名是档案的主要题名。填写题名时,一般以照实抄录为原则,如果没有原件没有标题,或者标题不规范、标题不能反映文件主要内容、不方便后续检索的,应该全部或者部分自拟标题。参照《档案著录规则》,文件题名的著录应符合以下要求:

① 有题名时,一般照原文著录

②原题名过于冗长或不能揭示内容时,原题名照录,并根据文件内容另拟题名附后,加“[ ]”;示例1:通知[共青团中央关于纪念一二·九的通知]示例2:某某省人委国家资本主义办公室关于某某县七月十一日某工字第零六号来函所提问题的答复[某某省人委国家资本主义办公室关于对某某县划分个体手工业户、农业户的标准的复文]

③原题名中出现人名但人名不全时,宜补全缺少的人名,有别名的宜注明常用名。

示例:[毛泽东]《给萧旭东、蔡林彬[蔡和森]并在法诸友会》(说明:文件原题名为《给萧旭东、蔡林彬并在法诸友会》)

④无题名时依据文件内容拟写题名,并加“[ ]”


二、其他特殊场景下文件题名的填写


1.正件与附件为一件时,用正文题名作为本件题名。转发文与被转发文为一件时,用转发文题名作为本件题名。

2. 题名中所涉及的数字用阿拉伯数字标识,专用名词照原文著录。

3. 题名中有“本府”“本厅”“你局”“你厅”等不规范简称的,应更改为全称或规范的简称。

4. 上级机关就同一个问题分别给不同机构的文件(即文件题名都一样时),应在其后注明收文单位名称,并加“[ ]”标识,以示不同。如:关于工资改革问题的批复[给***(单位名称)]。

5. 房屋、土地、商场等的租赁及出售合同,应在题名中注明房屋、土地,商场等所在的地点或面积等信息。

6. 会议记录本:有卷内目录的按目录著录,没有卷内目录的可一本著录一条,并注明会议的性质、部门以及记录本上第一次和最后一次会议的时间,如:**会议记录[****年**月**日至****年*月*日]。

7. 各种统计表:可按专题、专项、时间、区域等特征著录。例如党政干部统计表,可按照地区著录,即一个地区统计表录入一条。

8. 审批表:一表录一条,并注明单位名称、姓名或项目名称等有关特征,并加“[ ]”标识。若一个案卷里是同一个单位的个人审批表,则一个人审批表录入一条,如:***审批表「个人姓名」;若一个案卷里是不同单位的审批表,则一个单位审批表录入一条,如:***审批表[单位名称]

9. 人员花名册、干部登记表(册):一份著录一条,并注明花名册或登记表(册)的内容,人员花名册应注明年度,如。***花名册[****年]。

10. 会议纪要:有题名的,要在题名前加“会议纪要[****]**号:”没有题名的,要自拟标题,格式为:“会议纪要[****]**号: [自拟标题]”。

11. 会议发言、讨论材料:若题名中不能体现出会议的名称或性质的,必要时应在题名前加上“**会议发言(讨论)材料:”。

12. 介绍信存根:一本著录一条,并注明介绍信的内容和年度,如:***介绍信存根[****年**号至**号]。

13. 有领导批示处理意见和办理结果的人民来信或重要人物、知名人士的来信,一件著录一条,并注明来信人员、身份和来信内容及处理结果。

14. 文种为函或者是信时,要注意区分,单位往来的为函,个人则为信。

15. 电报格式:[关于xx的电报]、xxx[电报]。

16. 批示件查办情况:可直接录入《批示件查办情况》加上编号,具体题名可不录入。

17.  XXX 提案: XXX 提案[事由 ]加(编号),如无编号则可不录入编号。

18. 谈话记录:谈话记录 [被谈话人]。

19. 各种简报:按照档案实际情况录入如:《简报名称》(第**期)、《简报名称》(第**期;总第**期) 、《简报名称》(****年第**期;总第*期) 

20. 协议/合同:录入时要加上协议的签署方以及事由,如协议/合同[甲方;乙方;事由]、***协议/合同[甲方;乙方]。

21. 题名中存在文号时,要将文号年份补全。如: 关于转发***闽档[86]第36 号文件的通知改为 : 关于转发***闽档[1986]第 36 号文件的通知。

22. 通话记录:通话记录录入要包括通话时间和通话对象,如与***的通话记录[****年**月**日]。

23. 多张发票:****发票等 [***(发票内容)]。

24. 书刊类:《书名》(****年第**期)、《书名》(****年第**期;总第**期) 。

25. 呈阅件:呈阅件[题名]

26. 工作通报:《工作通报》(**号)。

27. 报表报送单:报表报送单[报表报送内容题名;两个以上单位打两个加等]。

28. ***开幕式/闭幕式:*****主题**开幕式/闭幕式。

29. 题名、责任者、时间、文号都一样时只有发文单位不一样时将把受文者(责任者)录入到题名前面。只有受文者不一样时,录入格式则为:***题名[给***受文者]。

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