机构,本义指由两个或两个以上构件通过活动联接形成的构件系统。在行政管理领域,机构是指具有一定行政管理职能、党务管理职能或其他管理、服务职能的机关单位等,通常表示机关单位的内设部门。
按机构分类,就是根据文件材料的形成和处置的承办单位进行分类,一般有一个机构就设置一个分类,机构的名称就是分类的类名。排序时,一般领导机构、综合性机构排列在前,业务科室排列在后,相对重要的在前,相对次要的在后。如,办公室(BGS),人事科(RS),法规科(FG),宣传科(XC),后勤科(HQ)等。
问题,本义指需要回答或解决的,引申为需要解决的事情,关键处,重要点等。
按问题分类,就是按照文件材料内容涉及的问题进行分类,有利于加强文件材料的相互关联性,保持文件材料之间的有机联系。
可以参照本单位内部组织机构的职能性质来设置分类,如将党委、共青团、工会等机构形成的划为“党群类”(DQ),行政管理部门形成的划为“行政类”(XZ),业务部门形成的划为“业务类”(YW),人事部门形成的划为“人事类”(RS),财务部门形成的划为“财务类”“CW”,后勤保卫部门形成的划为“后勤类”(HQ)等。
也可以按照文件材料的内容性质来设置分类,如发文类(FW),收文类(SW),会议类(HY),管理类(ZD),合同类(HT),报表类(BB),其它类(QT)等。
问题分类法的“问题”设置主观性较强,实际操作中整理人员容易混淆类目,各类文件材料会存在交叉存放现象,不同整理人、不同年度整理的档案会出现整理结果不一致情况,应慎重采用此类方案。
小编认为,机构(问题)分类法适用于大机关大单位,产生的文件材料数量足够多,便于文件的收集整理和管理利用。市县级机关单位归档后的文件材料,区分年度和保管期限后,数量很难突破三位数,部分单位甚至只有两位数,如果按机构(问题)进行分类实则劳命伤神,让具办人员无从下手。
小编推荐,市县级别的小机关小单位使用“年度——期限”二级分类法即足矣,学习容易,操作容易,管理也容易。再则,现在的档案管理手段已经摆脱了传统的手工翻阅阶段,即使没有专业的档案管理软件,使用电子表格也可以建立电子档案目录,通过搜索功能能够快速查到相关内容,文件之间的有机联系不一定非要严格区分机构或问题。