归档章是档号在纸质文件材料上的具体体现。《归档文件整理规则》规定,归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项,机构(问题)可以作为选择项。在样式上,《规则》维持六格章样式不变,规格为长45mm,宽16mm,分为均匀的6格。
实际工作中,如果不慎出现归档章盖错,以下是各种处理方法,仅供参考。
1、打印正确的归档章覆盖粘贴或另附纸页加盖归档章。适用于错误较为明显,且需要重新打印整个归档章的情况。
2、修改液涂改错误的重盖。使用修改液,不是最佳的选择,可能会破坏归档章的清晰度,留下明显的修改痕迹。
3、划掉错误的,在旁边标注正确的。这种方法适用于错误较小或需要快速更正的情况。
4、在旁边加盖“更正章”。更正章通常用于表示对原信息的更正或补充。
5、如果是上下倒了,不修改,原位置填写内容。
6、改完记得备考表写说明。无论采用哪种更正方法,都应在备考表中详细记录更正的原因、时间、方法等信息。综上所述,处理归档章盖错时,应根据具体情况选择最合适的更正方法。在更正过程中,应确保更正后的信息清晰、准确、完整,并在备考表中详细记录更正情况。同时,档案整理中应严格遵循档案管理的相关规定和原则,避免出现归档章盖错。